How To: Wie organisiere ich einen virtuellen Kongress

Von Thomas Sauter


Samstag, 13. Februar 2021 16:17


In Zeiten des Coronavirus stellten sich alle Organisatoren von Kongressen oder Symposien die gleiche Frage: Was mache ich mit meinem Anlass? Sage ich ihn ab oder führe ich ihn virtuell durch?

Hier nur ein paar Gedanken, Tipps und Links, die wir uns zu dem Thema gemacht haben und über die wir gestolpert sind, als wir uns entschieden haben, den 2. Schweizer Telenotfallmedizin und Digital Health Kongress virtuell am 29. April 2021 virtuell durchzuführen. Ob das Resultat die Mühe wert ist, müsst Ihr Euch am 29. April 2021 selbst anschauen.

  • Wie viele Leute werden teilnehmen? Es ist uns völlig unklar, mit wie vielen Teilnehmern wir rechen können. Kommen online weniger Teilnehmer, weil die Komponente des Networking fehlt oder etwa sogar mehr, weil die Reisezeit und Kosten wegfallen? Diese Frage ist unter anderem wichtig, wenn es um die Wahl der Softwarelizenz für den Kongress geht und für die Leistungsfähigkeit der Internetverbindung usw.
  • Machen wir den Kongress als reinen Web-Stream oder eingebunden in eine Kongressseite? Eine Kongressseite hat einen Mehrwert zum Netzwerken, für weiterführende Informationen und als Plattform für aufgenommene Videos. Als Nachteil ist sie je nach Anbieter teuer und fehleranfälliger als eine reine Streaminglösung. Für unseren Kongress ist aktuell der Plan, sowohl einen Stand-Alone Stream anzubieten, der fehlersicher ansehbarsein sollte, als auch eine Kongresspage mit Zusatzinformationen.
  • Wie wird der Video-Stream produziert? Hier ist die Frage, ob man alle Speaker und Moderatoren von zu Hause senden lassen möchte oder auf eine professionelle Umgebung und Studiolösung setzt.
  • Setzen wir auf LIVE-Videos oder pre-recorded Aufnahmen der Speaker? Einerseits bieten LIVE-Videos unter Umständen mehr Atmosphäre aber dafür hat man als Veranstalter keinen Einfluss auf die verwendete Technik der Speaker. Live auftretende Fehler mit Ton oder Video oder Beleuchtung können nicht korrigiert werden.
  • Eine humorvolle Auseinanderstetzung mit dem Thema Video-Konferenzen hat unsere Abteilung hier für Euch zusammengestellt: Link dazu.
  • Wenn Euch «nur ein Stream» zu langweilig ist: Was gibt es für Alternativen? Ein Beispiel für eine virtuelle Kaffeepause ist das Startup Wonder.me welches euch kostenlos virtuelle Räume für spontane Treffen, Austausch und Videochats zur Verfügung stellt. Hier gibt es stand 2/2021 noch keine Premium-Version für eigenes Branding oder für eine besonders stabile Connection: trotzdem schaut doch mal rein.
  • Kommerzielle Online-Kongress-Plattformen: Von Airmeet.com bis zu Qbittech oder wie sie alle heissen: die Liste der komerziellen Rundumsorglos-Kongress-Plattformen ist endlos. Von Virtual-Reality Kongress-Umgebungen mit Avataren und vielem mehr ist alles verfügbar. Leider ist so eine Plattform oft nicht gerade preiswert.

Hier sind noch ein paar von uns empfohlene weiterführende Links:

Anleitung über die Durchführung von Digitalen Konferenzen mit freier Software.

Blogeintrag zur Organisation von Online-Tagungen.

Ausführliches Diskussionspapier zur Organisation von Virtuellen Grossveranstaltungen.

Mit was habt Ihr gute Erfahrungen gemacht? Was sind Eure Tipps?

Beste Grüsse
Euer eNotfallmedizin-Kongress-Team



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